Kiedy system obiegu dokumentów się zwraca?

Wdrożenie nowoczesnych technologii w firmie to zawsze inwestycja - zarówno czasu, jak i środków finansowych. Nic więc dziwnego, że właściciele i menedżerowie szukają odpowiedzi na pytanie: czy to się opłaca? W przypadku digitalizacji procesów administracyjnych pytanie to pojawia się coraz częściej. Czy systemy do obiegu dokumentów faktycznie przynoszą realne oszczędności? A jeśli tak, kiedy zaczyna się zwrot z inwestycji?

Co składa się na koszt wdrożenia systemu obiegu dokumentów?

Zanim przejdziemy do potencjalnych zysków, warto spojrzeć na drugą stronę równania. To, ile kosztują sprawne systemy obiegu dokumentów, zależy od kilku czynników:

• Liczby użytkowników - im większy zespół, tym wyższa inwestycja w licencje i szkolenia.
• Zakres integracji - czy system ma współpracować z ERP, CRM, e-podpisem, kadrami?
• Indywidualna konfiguracja - dostosowanie obiegu dokumentów do struktury organizacyjnej firmy.
• Rodzaj licencji - model chmurowy czy lokalna instalacja?

W praktyce są to koszty, które można łatwo oszacować przed podpisaniem umowy. Znacznie trudniej policzyć to, co dzieje się po wdrożeniu, bo właśnie tam zaczyna się prawdziwa wartość inwestycji.

Gdzie szukać oszczędności po stronie firmy?

Systemy obiegu dokumentów nie generują tylko „oszczędzania na papierze”. Owszem, mniejszy druk i mniej toneru to również korzyść, ale znacznie większy wpływ mają:

• oszczędność czasu - dokumenty trafiają automatycznie do odpowiednich osób, nie trzeba ich przesyłać, drukować ani śledzić mailowo,
• mniej błędów - system automatycznie sprawdza kompletność danych, eliminując pomyłki ludzkie,
• szybsze procesy decyzyjne - zatwierdzanie umów, faktur i wniosków trwa nawet o 50% krócej,
• redukcja kosztów przechowywania - cyfrowe archiwum nie zajmuje fizycznej przestrzeni,
• łatwiejszy dostęp do informacji - szybkie wyszukiwanie dokumentów ogranicza czas marnowany na ich szukanie.

To właśnie te czynniki w największym stopniu decydują o tym, jak szybko inwestycja się zwraca.

Kiedy systemy obiegu dokumentów zaczynają się opłacać?

Nie ma jednej odpowiedzi, ale doświadczenia firm pokazują, że pierwsze efekty są zauważalne już po kilku tygodniach od wdrożenia. Realny zwrot z inwestycji następuje zazwyczaj w ciągu 6-12 miesięcy, w zależności od skali działalności i liczby przetwarzanych dokumentów. W firmach z dużym wolumenem faktur, umów czy korespondencji wewnętrznej, ROI może pojawić się jeszcze szybciej. Zwłaszcza jeśli procesy wcześniej były całkowicie analogowe, pracownicy spędzali dużo czasu na administracji, dokumentacja była źle zorganizowana i dochodziło do błędów kosztujących firmę realne pieniądze.

Przykład: oszczędność liczona w roboczogodzinach

Średni koszt roboczogodziny pracownika biurowego to ok. 50 zł. Jeśli firma zatrudnia 20 osób, a każda z nich dzięki systemowi DMS oszczędza zaledwie 30 minut dziennie - daje to: 10 godzin dziennie oszczędzonego czasu, 50 godzin tygodniowo i ponad 200 godzin miesięcznie, czyli nawet 10 000 zł miesięcznie oszczędności. W takim przypadku koszt wdrożenia systemu może zwrócić się już po 3-4 miesiącach. A przecież to tylko jeden aspekt, bez uwzględnienia kosztów błędów, nieterminowych płatności czy kar za nieprzestrzeganie procedur.

Zainwestuj mądrze - sprawdź, kiedy system się zwróci

Zastanawiasz się, czy systemy obiegu dokumentów to dobra decyzja dla Twojej firmy? Najlepszym sposobem jest rozpoczęcie od analizy obecnych procesów i sprawdzenie, gdzie przeciekają pieniądze i czas. Jeśli w Twojej firmie dokumenty krążą z biurka na biurko, giną w mailach lub zajmują całe regały. Inwestycja w DMS to nie koszt, ale realna oszczędność. Nie czekaj, aż chaos stanie się problemem trudnym do opanowania. Uporządkuj procesy, odzyskaj czas pracowników i sprawdź, jak szybko ta decyzja zacznie się zwracać. Zrób pierwszy krok ku bardziej efektywnej i uporządkowanej firmie teraz.

Systemy obiegu dokumentów - PROGPOL

Adres:
Jana Henryka Dąbrowskiego 75/50, 60-523 Poznań

Telefon:
61 833 12 23

Strona WWW:
https://progpol.com/